6 Tugas Wedding Organizer yang Kamu Perlu Tahu

Peran wedding organizer sangat penting dalam kesuksesan acara pernikahan. Tugas wedding organizer adalah membantu calon pengantin untuk mewujudkan pernikahan impian mereka dan memastikan bahwa seluruh rangkaian acara berjalan lancar. Pekerjaan ini sesungguhnya sangat menantang karena dibutuhkan kepribadian yang komunikatif, ramah, humble, cepat tanggap, dan tentu saja pekerja keras.

Berikut ini tugas penting wedding organizer (WO) dalam membantu kedua mempelai mengurus acara pernikahan mereka.

1. Merencanakan konsep dan tema pernikahan

WO profesional biasanya sudah menyediakan paket-paket tertentu agar calon klien lebih mudah dalam menentukan pilihan. Dalam paket tersebut sudah termasuk konsep acara yang diinginkan. Apakah mau menggelar acara bertema adat atau resepsi pernikahan dengan konsep modern saja.

Pihak WO dan calon klien mendiskusikan bersama tentang tema pernikahan yang diinginkan oleh calon pengantin, kemudian WO akan menjelaskan setiap proses yang harus dijalani dari konsep yang sudah mereka pilih. Pihak WO yang sudah memiliki jam terbang tinggi bisa memberikan gambaran pada klien tentang kekurangan dan kelebihan dari konsep pilihan mereka.

2. Mempersiapkan susunan acara

Ketika konsep dan tema acara sudah ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menyiapkan susunan acara. Pihak WO akan membuat rundown acara mulai dari pembukaan hingga penutup. Susunan ini kemudian diajukan kepada klien. Jika klien memiliki keinginan lain, WO akan mengakomodasi hal tersebut.

Selain itu, WO juga akan menanyakan bantuan di acara pernikahan seperti bridesmaid dan penerima tamu. Dekorasi dan perlengkapan lain juga akan ditanyakan kepada klien yang bersangkutan. Baru kemudian pihak WO bisa menghitung dana yang diperlukan.

3. Membuat rincian anggaran

Menanyakan alokasi budget yang disediakan oleh calon pengantin dan keluarga menjadi salah satu tugas wedding organizer yang terpenting. Dana yang dimiliki oleh klien menjadi acuan bagi WO untuk merancang acara sesuai dengan keinginan mereka.

Pada tahap ini kemampuan negosiasi dari tim WO sangat penting, yaitu untuk menawar harga kepada para vendor sehingga dapat memuaskan hati kliennya.

4. Mencari lokasi pernikahan

Setelah dana sudah tidak menjadi masalah, tim WO bisa mencari lokasi pernikahan yang sesuai dengan konsep dan tema yang sudah dipilih. WO akan memastikan bahwa tempat berlangsungnya acara pernikahan dapat memenuhi keinginan klien.

Untuk itulah tim WO akan mendatangi beberapa tempat, menanyakan detail tentang harga sewa dan ketersediaan gedung di tanggal yang sudah ditentukan, kemudian meneruskan informasi tersebut kepada kliennya. Jika klien setuju, maka tugas wedding organizer selanjutnya adalah menginformasikan kepada semua vendor mulai dari fotografer, videografer, dan dekorasi agar masing-masing juga bisa melakukan survei lokasi.

Technical meeting antara WO, klien, dan semua vendor juga perlu dilakukan agar tugas satu sama lain menjadi lebih jelas.

5. Mengorganisir jalannya acara pernikahan

Tibalah hari pernikahan yang sudah ditunggu-tunggu. Jika sebelumnya WO sudah bekerja keras mempersiapkan semuanya, maka di hari H inilah tanggung jawab mereka semakin besar. Tim WO harus tiba lebih dulu di lokasi dan melakukan persiapan akhir sesuai dengan pembagian tugas tiap anggota wedding organizer.

Mereka harus memastikan bahwa semua anggota keluarga, bridesmaid, dan panitia memahami jadwal susunan acara. Sukses atau tidaknya acara sangat bergantung pada kerja tim WO.

6. Menyelesaikan tugas setelah acara

Tugas WO tidak berhenti begitu resepsi pernikahan berakhir. Setelah selesainya acara WO bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengirimkan hantaran, kado, dan mahar milik penganting hingga ke kediaman mereka. Selain itu, WO juga harus bisa menjamin keamanan kotak amplop yang digunakan selama acara.